Professionalisez l'organisation de vos rendez-vous ! Reduisez le nombre de rendez-vous non honorés !

Vous planifiez vos rendez-vous dans incwo et vous souhaitez recevoir un rappel et en adresser un automatiquement à vos clients ?

Avec l'app "Rappels de rendez-vous par SMS", confirmez vos rendez-vous à vos clients et automatisez le rappel ! 

Envoyez sur le téléphone mobile de votre contact la confirmation de rendez-vous, mais aussi un rappel la veille ou le jour J.

Meeting reminders by SMS

L'installation de l'app vous permet de

• Configurer l'usage de SMS pour automatiser le rappel de vos rendez-vous clients
• Disposer d'une case à cocher pour activer ou non la fonction sur un événement 

1. Configuration de l'envoi

Rendez-vous sur l'onglet "Réglages" de l'app, et cliquez sur le lien "Réglage" 

Cette page vous permet de paramétrer la fonction de "Rappels d'événements SMS"

Commencez par régler les actions d'envoi : 

• Lors de la création ou modification de l'événement
• Le jour précédent l'événement
• Le jour de l'événement

Pour chaque étape vous pouvez  : 

• Choisir ou non d'activer la fonction d'envoi d'un SMS
• Définir quelles sont les personnes qui recevront un SMS : le client ? vous ? le responsable commercial du client ?

L'app vous permet également de choisir le message qui sera adressé à votre client, en sélectionnant un modèle, que vous avez conçu via l'app "documents" 


2. Contenu du SMS

Pour chaque nouvel événement ajouté dans l'application, sur un tiers par exemple via l'onglet "temps", l'app ajoute une case à cocher "Rappel SMS"

Lorsque cette case est cochée, le scénario d'envoi de SMS que vous avez paramétré s'active.

Vous pouvez également, depuis l'onglet "Réglages" de l'app : 

• Activer par défaut la case sur les nouveaux événements
• Inclure la date de l'événement dans les messages
• Inclure le titre de l'événement dans les messages standards

Si le rendez-vous a une adresse, elle sera rappelée dans le rendez-vous

Si le rendez-vous est partagé sur le web, un lien sera inséré dans le SMS

3. Réglage des numéros de SMS 

Pour bien utiliser cette fonction, veillez à saisir vos numéros de mobiles au format internationnal, aussi bien :  celui du tiers (le client ou prospect) que de l'utilisateur ou le responsable commercial.

Le réglage du numéro de téléphone : 

• Du tiers : se fait sur la fait client dans le bloc "Numéros de téléphone et emails". Si vous avez plusieurs numéros sur le tiers, définissez en "Coordonnée préférée" celui à utiliser pour l'envoi de SMS
• De l'utilisateur ou du responsable commercial du tiers : se fait sur la fiche de compte utilisateur : Onglet "Vous" >> Menu "votre profil". Cette page vous permet, notamment, de saisir le Numéro de SMS