Est-ce que la confidentialité et la sécurité de mes données sont assurées ?

Nous prenons le plus grand soin à assurer la confidentialité et la sécurité des données. Nos serveurs sont des machines dédiées, gérées par des hébergeurs professionnels, et rompus aux questions de confidentialité et de sécurité. Votre connexion est sécurisée en TLS : tous les échanges de données sont encryptés et confidentiels, garantis par la référence sécurité Thawte.
Les serveurs sont bien sûr protégés contre les coupures d'électricité et situés dans des salles où les accès sont rigoureusement controlés.

Nous effectuons une sauvegarde de l'ensemble des données chaque nuit afin qu'en cas d'incident grave nous puissions restaurer les données de la journée précédente.
L'accès à vos données est protégé par mot de passe, que nous vous invitons à conserver avec les précautions qui s'imposent et à changer régulièrement.

Comment se passe le paiement de mes achats ?

Le paiement s'effectue en Carte Bleue, Visa ou Mastercard chez l'intermédiaire de paiement sécurisé Ogone/WorldLine.
Nous acceptons également les payements PayPal.
Vos coordonnées bancaires ne nous sont jamais communiquées.

De quoi ai-je besoin pour utiliser le service ?

Le service est accessible par internet et hébergé sur nos serveurs. Ainsi, vous avez uniquement besoin d'un ordinateur connecté à Internet, équipé d'un navigateur avec Javascript activé (Firefox ou Internet Explorer pour PC, Mac ou Linux). Il n'y a pas de logiciel à installer, pas d'investissement et de maintenance informatique lourds de votre côté, pas de perte de données en cas de crash, perte ou vol d'un ordinateur.

Nous recommandons fortement l'utilisation des versions à jour des navigateurs suivants : FireFox , Chrome, Safari.

Quelle connexion Internet faut-il ?

N’importe quelle connexion Internet peut suffire, même si une connexion ADSL est recommandée pour bénéficier d’un meilleur service.

Mon ordinateur doit-il avoir une configuration spécifique ?

Pour accéder au service aucune installation d'une application sur votre ordinateur n'est nécessaire. Le service est accessible à partir de tout ordinateur connecté à Internet.

Vous n'avez pas de coût de maintenance , ni de contrat de maintenance, les mises à jour sont réalisées automatiquement et il n'y a pas de frais d'installation.

Y a-t-il des coûts de maintenance ?

Non aucun coût de maintenance supplémentaire, jamais. Chaque mise à jour du logiciel est effectuée sur nos serveurs, gratuitement.

Dois-je effectuer des mises à jour ?

Aucune mise à jour ne sera à effectuer comme c’est le cas pour un logiciel traditionnel. Les mises à jours sont directement réalisées par nos équipes techniques sur nos serveurs et sont automatiquement accessibles dès votre prochaine connexion. Ainsi, chaque fois que nous ajoutons une nouvelle fonction sur le service, vous en bénéficiez dès votre connexion suivante. Ces mises à jour sont totalement gratuites.

Comment sont sauvegardées mes données ?

Les sauvegardes des données sont réalisées quotidiennement.

Les données conservées sont :
- Les données quotidiennes de J à J - 15
- Les données du 1er jour du mois en cours (M)
- Les données du 1er jour du mois précédent (M-1)
- Les données du 1er jour du mois d'encore avant (M-2)

En cas de demande de votre part, la restauration de sauvegarde est facturée 179 €HT

L’export de mes données est-il possible ?

Vos données sont exportables depuis vos applications, et adressées immédiatement et gratuitement par téléchargement ou email.

Est-il possible d'accéder aux données avec une API (interface de programmation) ?

Une API permet d'accéder aux données de votre application depuis une autre application externe. Consultez notre documentation développeur.

Est-ce que ces applications me servent à faire mon propre site internet ?

Non, nos applications n'ont pas vocation d'être le site internet public de votre entreprise. Nos applications sont des services accessibles par internet, pour vous aider à mieux préparer et gérer votre création d'entreprise. Vous pouvez y inviter vos collaborateurs, et en ce sens nos applications peuvent représenter l'intranet de votre entreprise.

Pourquoi la comptabilité n’est pas proposée ?

Le Bureau Virtuel est conçu pour permettre aux entrepreneurs d’optimiser leur efficacité au quotidien et de se concentrer sur leur coeur de métier et sur leurs ventes plutôt que sur la réalisation des tâches administratives ou comptables. Dans cet objectif de limiter le temps administratif qui n’est pas du temps utile, le Bureau Virtuel ne propose que des outils d'organisation pour structurer, maîtriser et suivre votre activité et pas de fonctions de saisie de pièces comptables, très chronophage, qui doivent être confiées à des experts.

Ainsi, en enregistrant sur votre Bureau Virtuel, vos achats, vos factures, vos feuilles de temps, la préparation de salaires... et en invitant votre experts comptable sur votre Bureau Virtuel, vous lui permettez de récupérer ses données pour être transformées en écriture comptable. Le comptable n’a pas de double saisie des données à réaliser. Un module d’export lui permet de récupérer toutes les informations utiles à des fins comptables. Votre comptable pourra ensuite vous transmettre ces tableaux de bord, et réalisera bilan et compte de résultat.

Proposez-vous des réductions tarifaires ?

Nos offres prépayées vous permettent de réaliser des économies sur votre abonnement :
- 5% sur un abonnement prépayé de 6 mois
- 10% sur 12 mois
- 20% sur 24 mois

En outre, vous aurez une facture unique pour tous les mois prépayés. Toutefois, si vous arrêtez l'abonnement, vous ne serez pas remboursé de ce que vous avez payé en avance, et l'abonnement sera terminé au premier mois non payé.

Où trouver les factures correspondant à mon abonnement ?

Les factures de votre abonnement se trouvent directement dans votre Bureau Virtuel, dans le menu « configuration / vos factures d'achat ».

Dans cette rubrique, vous retrouvez à la fois les factures de relatives à votre abonnement, mes également les factures correspondant aux achats des services présents sur le Bureau Virtuel.

Comment se passe le processus d'abonnement ?

Pour vous abonner, rendez-vous dans "Votre Compte" et choisissez votre formule. Après avoir saisi votre numéro de carte bancaire sur le formulaire sécurisé de l'intermédiaire bancaire, votre abonnement sera activé. Vous pourrez alors immédiatement commencer à utiliser toutes les fonctions de votre Bureau Virtuel, avec bien sur les données que vous y avez déjà saisies.

Quels sont les moyens de paiement de l’abonnement ?

Le module de paiement de votre abonnement est accessible dans la fonction « mon compte » de votre Bureau Virtuel. Le paiement se fait par carte bancaire via le système sécurisé. Si vous souhaitez que le prélèvement soit effectué régulièrement chaque mois, cochez la case prévue à cet effet. Notez que nous ne conservons pas les numéros de carte, c'est le métier de l'intermédiaire bancaire.

J’ai testé le Bureau Virtuel avec de fausses données. Comment tout effacer en bloc ?

Le plus simple est de vous rendre dans "Votre Compte", et de créer un nouveau Bureau Virtuel. Cela vous permettra de repartir de zéro, et c'est sur ce Bureau Virtuel que vous pourrez prendre un abonnement.

D'où puis-je consulter mes données ?

Vous pouvez accéder à votre Bureau Virtuel de tout ordinateur équipé d’une connexion Internet. Que vous soyez en déplacement en France ou à l’étranger, chez un client ou un partenaire… et même en vacances, vous pouvez suivre l’activité de votre entreprise en consultant à tout moment les données et informations de votre Bureau Virtuel.

Nos collaborateurs itinérants peuvent-ils accéder aux informations ?

A partir du moment où vous avez invité vos collaborateurs sur votre Bureau Virtuel, ils peuvent travailler en dehors de vos locaux, de n’importe quel lieu, et avec un ordinateur muni d’une connexion Internet. Il en va de même pour les autres profils que vous pouvez inviter sur votre Bureau Virtuel : expert comptable et consultant externe.

Puis-je contrôler les droits d’accès des utilisateurs ?

Vous pouvez en effet partager l'accès à vos données, en totalité ou en partie, avec les personnes de votre choix. Pour cela, c’est à vous d’inviter tout nouvel utilisateur à rejoindre votre Bureau Virtuel à partir de la fonction « utilisateurs » de votre Bureau Virtuel.

Quatre profils d’utilisateurs sont accessibles permettant de contrôler et limiter l’accès aux informations et données : Dirigeant, collaborateur, expert comptable, consultant externe.

Vous pouvez également créer des "Groupes de travail" : ce sont des coffres-forts de données dans lesquels vous invitez seulement les contacts (clients, fournisseurs) avec qui vous souhaitez partager des données.

Mon expert-comptable peut-il facilement avoir accès à mes données ?

Pour faciliter la collaboration entre vous et votre expert-comptable, le Bureau Virtuel propose un accès utilisateur spécifique pour les comptables et un module d’export de données, accessible à votre expert comptable pour récupérer vos données d’ordres comptables, lui permettant d’éviter ainsi toute re-saisie des données.

Votre Expert-Comptable peut laisser des commentaires sur des fiches du Bureau Virtuel, vous les recevrez par email, et pourrez lui répondre sur le Bureau Virtuel également.

Invitez votre expert comptable sur votre Bureau Virtuel n’influence en aucun cas le tarif de votre abonnement. L’expert comptable est considéré comme un nouvel utilisateur, avec un droit d’accès spécifique, celui de « comptable » et à ce titre n’engendre aucun coût supplémentaire pour vous.

Peut-on essayer vos services avant de les adopter ?

Oui, vous pouvez ouvrir un compte gratuit, il vous donnera accès à la Gestion de Projet Collaborative sans limitation. Vous pourrez également tester les fonctions de Gestion de Société, et si vous dépassez l'utilisation gratuite vous pourrez choisir de vous abonner, ou bien de continuer avec la version gratuite.

Est-ce que je peux imprimer mes devis ou facture en mode découverte ?

Vous pouvez tout-à-fait imprimer vos devis et facture en mode découverte. Le mode découverte vous permet d'accéder à toutes les fonctionnalités du Bureau Virtuel, sans restriction.

Comment faire pour imprimer mes devis et factures, sans faire apparaître l'url du site en bas de page ?

En fonction de la configuration de votre navigateur Internet, l'adresse de la page que vous imprimez s'affiche en bas de page, lors de l'impression. Pour faire disparaitre l'impression de cette ligne en bas de page, il vous faut suffit de vous rendre dans :
- Si vous utilisez Firefox : le menu "fichier" de votre navigateur, puis cliquez sur "mise en page", puis choisissez l'onglet "marges, en-tête et pied de page" et sélectionnez le champ "vide" pour les éléments d'en-tête et de pied de page.
- Si vous utilisez Explorer 7 : Cliquez sur la flèche à droite de l'imprimante dans votre navigateur, sélectionnez le menu "mise en page", et supprimez les paramètres pour éléments d'en-tête et de pieds de page.

Si vous ne souhaitez pas réaliser de modification de la configuration de votre navigateur, choisissez d'imprimer vos documents en passant par l'édition de vos devis et factures au format pdf. Une fois sur votre document pdf, cliquez sur l'imprimante et votre document s'imprimera sans adresse de type http://www.... en bas de page.

Connaissez-vous le Bureau Virtuel ?